ลดขนาดไฟล์ PDF บนแอนดรอยด์

ไฟล์ PDF ที่เปิดขึ้นทันทีบนโทรศัพท์ของคุณก็ยังอาจใหญ่เกินกว่าจะส่งออกไปได้ แอปอีเมลปฏิเสธไฟล์แนบ แบบฟอร์มบนเว็บไม่รับไฟล์ หรือแอปแชตใช้เวลาเป็นนาทีกับสิ่งที่ควรเสร็จในไม่กี่วินาที ทางแก้ตามปกติไม่ใช่การเปลี่ยนไปใช้แอปอื่น แต่คือการหาให้เจอว่าส่วนไหนของเอกสารกินเนื้อที่อยู่

คู่มือนี้พูดถึงสิ่งที่ทำให้ไฟล์ PDF ใหญ่จริง ๆ สองจังหวะที่คุณควบคุมขนาดได้จากโทรศัพท์แอนดรอยด์ วิธียืนยันว่าการบีบอัดได้ผล และเหตุใดเอกสารบางฉบับแทบไม่เล็กลงไม่ว่าคุณจะทำอะไร ตัวอย่างใช้ PDF Tools ซึ่งเป็นแอปแอนดรอยด์ที่สร้างและบีบอัดไฟล์ PDF บนเครื่องเอง แต่หลักคิดก็ใช้ได้กับแอป PDF ที่คุณมีอยู่แล้ว

ทำไมไฟล์ PDF จึงใหญ่กว่าที่คุณคาด

ไฟล์ PDF หนักประมาณเท่ากับสิ่งที่มันบรรทุกไว้ และในทางปฏิบัติสิ่งที่มันบรรทุกคือรูปภาพ

• รูปถ่ายเอกสาร กล้องโทรศัพท์รุ่นใหม่ให้ภาพขนาดหลายเมกะไบต์ ใส่ภาพแบบนั้นแปดภาพลงในไฟล์ PDF เอกสารก็พุ่งไปถึงหลายสิบเมกะไบต์ ทั้งที่อ่านแล้วก็เหมือนแปดหน้าธรรมดา
• หน้าที่สแกนมา การสแกนคือภาพของตัวอักษร ไม่ใช่ตัวอักษร สัญญาที่สแกนมาหนักกว่าสัญญาฉบับเดียวกันที่ส่งออกเป็นไฟล์ PDF แบบข้อความมาก
• เอกสารที่รวมกันแล้ว การรวมไม่ใช่การบีบอัด การนำไฟล์มาต่อกันคือการบวกเนื้อหาเข้าด้วยกัน ไฟล์ PDF ที่รวมแล้วจึงหนักประมาณผลรวมของส่วนประกอบ
• ตัวอักษรและฟอนต์ แทบไม่มีน้ำหนัก ไฟล์ PDF ที่มีแต่ตัวอักษรของรายงานยาว ๆ มักยังต่ำกว่าหนึ่งเมกะไบต์อยู่มาก

ข้อสุดท้ายคือสิ่งที่ควรจำ ถ้าไฟล์ PDF ใหญ่ ให้มองหารูปภาพ ถ้าไม่มีรูปภาพก็แทบไม่เหลืออะไรให้ตัดออก และนี่คือเหตุผลหลักที่บางครั้งการบีบอัดดูเหมือนไม่ได้ทำอะไรเลย

ดูขนาดไฟล์ PDF ที่แท้จริงได้ที่ไหน

ตรวจขนาดในแอปที่เก็บไฟล์นั้นอยู่ การเดาจากจำนวนหน้าหรือจากภาพตัวอย่างมีแต่จะทำให้เข้าใจผิด ใน PDF Tools การเปิดเอกสารจะแสดงหน้าจอรายละเอียด PDF ที่บอกขนาดไฟล์ที่แน่นอน เวลาที่สร้าง และที่มาของไฟล์

การรู้จุดตั้งต้นเป็นเรื่องสำคัญ เพราะคำว่าใหญ่เกินไปนั้นขึ้นอยู่กับปลายทางของไฟล์ทั้งหมด บัญชี Gmail ส่วนบุคคลจำกัดทุกอย่างที่แนบไปกับข้อความไว้ที่ 25 MB หรือน้อยกว่า แบบฟอร์มบนเว็บจำนวนมากจำกัดขนาดต่อไฟล์ไว้ต่ำกว่านั้นอีก เอกสารขนาด 900 KB ไม่จำเป็นต้องบีบอัด ส่วนเอกสารขนาด 30 MB นั้นจำเป็น

สี่วิธีทำให้ไฟล์ PDF เล็กลงบนแอนดรอยด์

วิธีไหนเหมาะขึ้นอยู่กับว่าเอกสารมีอยู่แล้วหรือยัง และขึ้นอยู่กับว่ามันต้องรักษารายละเอียดไว้หรือไม่

1. บีบอัดไฟล์ PDF ที่มีอยู่

การบีบอัดจะสร้างโครงสร้างภายในของไฟล์ขึ้นใหม่และเข้ารหัสส่วนที่ทำได้ใหม่ โดยไม่ต้องให้คุณสร้างเอกสารใหม่ ใน PDF Tools เครื่องมือบีบอัด PDF ทำงานกับไฟล์ PDF ครั้งละหนึ่งไฟล์ คุณเลือกไฟล์ เลือกระดับ แล้วแอปจะเขียนฉบับที่เล็กลงออกมาเป็นเอกสารใหม่ มันทำงานบนโทรศัพท์ ไฟล์จึงถูกประมวลผลในเครื่อง แทนที่จะอัปโหลด และการเชื่อมต่อที่ช้าก็ไม่มีผลต่อเวลาที่ใช้

2. สร้างไฟล์ PDF ให้เล็กตั้งแต่ต้น

ถ้าคุณประกอบเอกสารขึ้นจากรูปถ่ายเอง คุณภาพที่เลือกในจังหวะนั้นมีน้ำหนักมากกว่าการบีบอัดรอบใด ๆ ในภายหลัง รูปภาพเป็น PDF จะบีบอัดรูปที่คุณเลือกก่อนประกอบเป็นไฟล์ และมีให้เลือกสามระดับ

• ต่ำ ให้ไฟล์ PDF ที่เล็กลงโดยคุณภาพรูปภาพด้อยลง
• กลาง ถ่วงดุลระหว่างขนาดกับคุณภาพ
• สูง รักษาคุณภาพไว้ได้ดีกว่าและให้ไฟล์ PDF ที่ใหญ่ขึ้น

ขนาดหน้าก็มีส่วนเช่นกัน A4 และ Letter จะวางรูปแต่ละรูปลงบนหน้าที่มีขนาดตายตัว ส่วนตัวเลือกพอดีกับรูปจะกำหนดขนาดแต่ละหน้าตามรูปของหน้านั้นเอง การลดจากสูงมาเป็นกลางจะเสียรายละเอียดไปบ้าง แต่ในเอกสารที่อ่านบนหน้าจออย่างเดียวคุณอาจไม่ต้องใช้รายละเอียดนั้นเลย

3. ใส่เฉพาะหน้าที่คุณต้องการ

หน้าที่ถูกที่สุดคือหน้าที่คุณไม่ใส่เข้าไป ถ้าประกอบเอกสารจากรูปภาพ ให้เลือกเฉพาะรูปที่ควรอยู่ในนั้น ถ้านำไฟล์มาต่อกัน ให้ รวมเฉพาะเอกสาร ที่ผู้รับต้องใช้จริง ไม่ใช่ทุกอย่างที่เกี่ยวข้องกับเรื่องนั้น

PDF Tools ยังช่วยได้หลังจากนั้นด้วย การแยก PDF จะบันทึกแต่ละหน้าของเอกสารเป็นไฟล์ของตัวเอง คุณจึงส่งเฉพาะสองหน้าที่มีคนขอมาได้ แทนที่จะส่งรายงานทั้งฉบับ

4. ส่งลิงก์เมื่อไฟล์จำเป็นต้องใหญ่

ไฟล์ PDF บางไฟล์ไม่ควรถูกบีบอัดเลย สัญญาที่ลงนามแล้ว แบบเขียนทางเทคนิค หรือไฟล์ที่พร้อมพิมพ์ จะสูญเสียบางอย่างที่เป็นเนื้อแท้ไปเมื่อรูปในไฟล์ถูกเข้ารหัสใหม่ ถ้าเอกสารต้องรักษารายละเอียดไว้และยังใหญ่เกินกว่าจะแนบได้ ให้อัปโหลดขึ้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ที่คุณใช้อยู่แล้วสักครั้งแล้วส่งลิงก์แทน ไม่ว่าจะทางใด การแชร์ไฟล์ PDF จากโทรศัพท์ ก็ทำเหมือนกัน คือเปิดเอกสารแล้วส่งต่อให้ตัวเลือกการแชร์ของแอนดรอยด์

ทำไมบางครั้งการบีบอัดจึงแทบไม่เปลี่ยนขนาดไฟล์

เพราะอาจไม่เหลืออะไรให้ตัดออกแล้ว การบีบอัดทำงานด้วยการเข้ารหัสรูปภาพใหม่และสร้างโครงสร้างของไฟล์ขึ้นใหม่ ไฟล์ PDF ที่ปรับให้เหมาะสมไว้แล้ว ที่ไม่มีรูปภาพอยู่แต่แรก หรือที่ประกอบจากภาพสแกนซึ่งถูกบีบอัดมาก่อนถึงมือคุณ แทบไม่เหลือช่องว่างให้ทำอะไร การลดลงเพียงเล็กน้อยหรือไม่ลดเลยจึงเป็นผลลัพธ์ปกติ ไม่ใช่ความล้มเหลว

• เอกสารเป็นตัวอักษรเกือบทั้งหมด ข้อมูลตัวอักษรและฟอนต์กระชับอยู่แล้วตั้งแต่ต้น
• รูปภาพในไฟล์ถูกบีบอัดมาแล้ว ภาพจากกล้องโทรศัพท์มักเป็น JPEG การเข้ารหัส JPEG ที่บันทึกไว้ด้วยคุณภาพพอสมควรใหม่อีกครั้งได้ผลน้อยมาก
• มีบางอย่างปรับให้เหมาะสมไปแล้ว การส่งออกเป็น PDF และแอปสแกนจำนวนมากบีบอัดตั้งแต่ตอนสร้าง จึงไม่เหลืออะไรให้รอบที่สองหาเจอ
• ไฟล์ถูกป้องกันหรือเสียหาย ไฟล์ PDF ที่มีรหัสผ่านและไฟล์ที่เสียหายไม่สามารถสร้างใหม่ได้อย่างน่าเชื่อถือ PDF Tools ระบุข้อจำกัดเดียวกันนี้ไว้ในเรื่อง การรวมไฟล์ PDF ด้วย

การบีบอัดซ้ำผลลัพธ์ที่คุณบีบอัดไปแล้วนั้นแทบไม่ช่วยอะไร แต่ละรอบให้ผลน้อยกว่ารอบก่อนหน้า ขณะที่ยังเข้ารหัสรูปเดิมซ้ำอีกครั้ง

ควรเลือกระดับการบีบอัดใด

เริ่มจากระดับมาตรฐาน เป็นตัวเลือกที่ระมัดระวังกว่าและเพียงพอสำหรับเอกสารจำนวนมาก ค่อยเปลี่ยนไปใช้ระดับแข็งแรงเมื่อระดับมาตรฐานยังย่อไฟล์ได้ไม่มากพอ และตรวจผลลัพธ์ก่อนจะไว้ใจใช้งาน

ยืนยันอย่างไรว่าไฟล์ที่บีบอัดแล้วเล็กลงจริง

แอปคำนวณให้คุณทันทีที่ทำงานเสร็จ ข้อความยืนยันจะบอกขนาดเดิม ขนาดใหม่ และเปอร์เซ็นต์ที่ประหยัดได้ และการเปิดหน้าจอรายละเอียดของเอกสารจากตรงนั้นจะแสดงตัวเลขสามค่าเดียวกันเรียงเคียงกันใต้สรุปการบีบอัด นี่คือคำตอบที่เร็วที่สุดว่ารอบนี้คุ้มหรือไม่

อย่างไรก็ตาม สรุปนั้นเป็นของช่วงเวลานั้น ไม่ใช่ของตัวไฟล์ มันถูกส่งต่อมาจากการบีบอัดเอง การเปิดเอกสารเดิมจากไฟล์ของฉันในภายหลังจึงเห็นแต่ขนาดปัจจุบันโดยไม่มีอะไรให้เทียบ ถ้าเปอร์เซ็นต์นั้นสำคัญกับคุณ ให้อ่านไว้ตอนที่มันยังอยู่ตรงหน้า

หลังจากนั้นให้เทียบตัวเลขสองค่าโดยตรง ไฟล์ของฉันให้เอกสารแต่ละฉบับมีบรรทัดของตัวเองพร้อมขนาดไฟล์และป้ายกำกับที่มาซึ่งระบุว่า สร้าง นำเข้า รวม บีบอัด แยก หรือป้องกัน สำเนาที่บีบอัดแล้วกับไฟล์ตั้งต้นจึงบอกขนาดของตัวเองอยู่ในรายการเดียวกัน

สองนิสัยนี้แยกไฟล์ที่เล็กลงออกจากไฟล์ที่เล็กลงและใช้งานได้จริง

• เปิดไฟล์ PDF ที่บีบอัดแล้วก่อนส่ง การสร้างใหม่แบบหนักมืออาจทำให้ตัวอักษรที่สแกนมาเบลอจนสังเกตเห็นได้ และภาพขนาดย่อจะไม่แสดงให้คุณเห็น
• เก็บต้นฉบับไว้จนกว่าจะยืนยันได้ว่าฉบับใหม่ใช้ได้ ผลลัพธ์ที่บีบอัดแล้วจะมาเป็นรายการแยก ไฟล์ทั้งสองจึงอยู่ด้วยกันจนกว่าคุณจะ ลบไฟล์ที่ไม่ต้องการแล้ว

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยเมื่อย่อไฟล์ PDF

• ลบต้นฉบับก่อนตรวจสำเนาที่บีบอัดแล้ว ไฟล์ที่ย่อแล้วต่างหากคือไฟล์ที่คุณย้อนกลับไม่ได้
• สร้างด้วยคุณภาพสูงแล้วค่อยบีบอัด แทนที่จะสร้างด้วยคุณภาพกลางตั้งแต่แรก ทางหลังไปถึงจุดใกล้เคียงกันในขั้นตอนเดียวและเข้ารหัสรูปใหม่เพียงครั้งเดียว
• บีบอัดเอกสารเดิมซ้ำแล้วซ้ำอีก แต่ละรอบที่เพิ่มขึ้นให้ผลน้อยลงและแลกด้วยคุณภาพรูปภาพมากขึ้น
• ตัดสินผลลัพธ์จากภาพขนาดย่อ ให้เปิดขึ้นมาแล้วซูมดูตัวอักษรที่เล็กที่สุดที่คุณให้ความสำคัญ
• คาดหวังว่าไฟล์ PDF ที่มีแต่ตัวอักษรจะเล็กลง ปกติแล้วไม่มีอะไรให้ตัดออก
• บีบอัดเอกสารที่ต้องคงเดิมทุกประการ เช่น ไฟล์ที่ลงนามแล้ว ไฟล์ทางกฎหมาย หรือไฟล์ที่พร้อมพิมพ์

เริ่มจากตรงไหน

อ่านขนาดที่แท้จริงของเอกสารก่อน แล้วค่อยดึงคันโยกที่เหมาะกับมัน ไฟล์ PDF ที่คุณสร้างเองแก้ได้ถูกที่สุดตอนสร้าง ด้วยการตั้งค่าคุณภาพ ส่วนไฟล์ PDF ที่มีอยู่แล้วเป็นงานของการบีบอัด ใช้มาตรฐานก่อนแล้วค่อยแข็งแรง และเมื่อไฟล์จำเป็นต้องรักษารายละเอียดไว้จริง ๆ การส่งลิงก์ย่อมดีกว่าการทำให้มันด้อยลง