スマートフォンですぐ開ける PDF でも、送るには大きすぎることがあります。メールアプリが添付を拒む、ウェブのフォームがファイルを受け付けない、あるいはチャットアプリが数秒で済むはずの処理に 1 分かけてしまう。たいていの解決策は別のアプリを探すことではありません。書類のどの部分が容量を占めているのかを突き止めることです。
このガイドでは、PDF を本当に大きくしているものは何か、Android スマートフォンでサイズを左右できる 2 つの場面、圧縮が効いたかどうかを確かめる方法、そして何をしてもほとんど縮まない書類がある理由を扱います。例には端末上で PDF を作成・圧縮する Android アプリの PDF Tools を使いますが、考え方はすでにお使いの PDF アプリにも当てはまります。
PDF ファイルが思ったより大きくなる理由
PDF の重さは、運んでいるものの重さとほぼ同じです。そして実際に運んでいるのは画像です。
- 書類の写真。 最近のスマートフォンのカメラは数メガバイトの写真を作ります。それを 8 枚 PDF に入れれば、読み心地は普通の 8 ページでも、書類は数十メガバイトに達します。
- スキャンしたページ。 スキャンは文字の画像であって、文字ではありません。スキャンした契約書は、同じ契約書をテキストベースの PDF として書き出したものよりはるかに重くなります。
- 結合した書類。 結合は圧縮ではありません。ファイルをつなげれば中身が足し合わされるので、結合した PDF の重さはおおよそ各部分の合計になります。
- 文字とフォント。 ほとんど重さになりません。長い報告書でも、文字だけの PDF なら 1 メガバイトをかなり下回ることが多いものです。
覚えておくべきは最後の点です。PDF が大きいなら画像を探してください。画像がないなら取り除けるものはごくわずかで、圧縮が何もしていないように見えることがあるのは、主にこれが理由です。
PDF の本当のファイルサイズを確認できる場所
サイズは、そのファイルを持っているアプリで確認してください。ページ数やプレビューからの推測は、誤解を招くだけです。PDF Tools では書類を開くと PDF の詳細画面が表示され、正確なファイルサイズ、作成日時、どこから来たファイルかが分かります。
出発点を知ることが大切なのは、どこまでが大きすぎるかが送り先しだいで決まるからです。個人の Gmail アカウントでは、メールに付くもの全体で25 MB 以下に制限されます。ウェブのフォームには、1 ファイルあたりの上限をさらに低く設けているものが多くあります。900 KB の書類に圧縮は不要ですが、30 MB の書類には必要です。
Android で PDF を小さくする 4 つの方法
どれが合うかは、書類がすでに存在するのか、そして細部を保つ必要があるのかで決まります。
1. すでにある PDF を圧縮する
圧縮はファイルの内部構造を作り直し、可能な部分を符号化し直します。書類を作り直す必要はありません。PDF Tools の PDF 圧縮は一度に 1 つの PDF を扱います。ファイルを選び、レベルを選ぶと、アプリが小さくした版を新しい書類として書き出します。処理はスマートフォン上で走るので、ファイルはアップロードではなく端末内で処理され、通信が遅くても所要時間に影響しません。
2. 最初から小さい PDF を作る
写真から自分で書類を組み立てるなら、そのとき選ぶ画質のほうが、後からの圧縮より結果を左右します。画像から PDF は、ファイルを組み立てる前に選んだ画像を圧縮し、3 つのレベルを用意しています。
- 低 は画質を下げて PDF を小さくします。
- 中 はサイズと画質のつり合いを取ります。
- 高 は画質をよく保ち、PDF は大きくなります。
ページサイズも関係します。A4 と Letter は各画像を決まった大きさのページに収め、画像に合わせる設定は各ページをその画像に合わせます。高から中へ下げると細部は失われますが、画面で読むだけの書類なら必要にならない細部かもしれません。
3. 必要なページだけを入れる
いちばん軽いページは、入れないページです。画像から書類を組み立てるなら、そこに必要な写真だけを選んでください。ファイルをつなげるなら、案件に関係するものすべてではなく、相手が本当に必要とする書類だけを結合します。
PDF Tools は後からでも役に立ちます。PDF の分割は書類の各ページを別々のファイルとして保存するので、報告書全部ではなく、実際に求められた 2 ページだけを送れます。
4. 大きいままにすべきならリンクを送る
圧縮すべきでない PDF もあります。署名済みの契約書、技術図面、印刷用のファイルは、画像を符号化し直すと本当に何かを失います。細部を保つ必要があり、それでも添付するには大きすぎるなら、ふだん使っているクラウドストレージに一度アップロードし、代わりにリンクを送ってください。いずれにせよスマートフォンから PDF を共有する手順は同じで、書類を開いて Android の共有メニューに渡すだけです。
圧縮してもファイルサイズがほとんど変わらない理由
取り除けるものが残っていないのかもしれません。圧縮は画像を符号化し直し、ファイルの構造を作り直すことで働きます。すでに最適化された PDF、もともと画像のない PDF、届く前から圧縮済みのスキャンでできた PDF には、ほとんど余地がありません。わずかしか減らない、あるいはまったく減らないのは正常な結果です。失敗ではありません。
- 書類のほとんどが文字である。 文字とフォントのデータは、もともとコンパクトです。
- 画像がすでに圧縮されている。 スマートフォンのカメラの写真はたいてい JPEG です。ほどよい画質で保存された JPEG を符号化し直しても、得られるものはごくわずかです。
- すでに何かが最適化している。 多くの PDF 書き出しやスキャンアプリは作成時に圧縮するため、2 度目の処理に見つけられるものが残りません。
- ファイルが保護されているか壊れている。 パスワード付きや破損した PDF は、確実に作り直せません。PDF Tools は PDF ファイルの結合でも同じ制約を挙げています。
すでに圧縮した結果をもう一度圧縮しても、役に立つことはまれです。回を重ねるほど得られるものは減り、同じ画像を何度も符号化し直すことになります。
どの圧縮レベルを選ぶか
標準レベルから始めてください。より慎重な選択で、多くの書類にはこれで足ります。標準で十分に小さくならなかったときだけ強いレベルに進み、頼りにする前に結果を確かめてください。
標準
可能な範囲で PDF の構造を作り直し、最適化します。
まず安全側で試したいとき、あるいは書類が文字と少数の画像からなるとき。
強い
より踏み込んだ作り直しを試みます。結果は PDF の中身しだいです。
標準ではファイルが大きいままで、書類が写真やスキャンで埋まっているとき。
圧縮したファイルが本当に小さいかを確かめる
処理が終われば、アプリが計算してくれます。完了のメッセージには元のサイズ、新しいサイズ、削減率が示され、そこから書類の詳細画面を開けば、同じ 3 つの数値が圧縮の要約として並びます。その処理に意味があったかを知る、いちばん早い答えです。
ただしこの要約はその場のものであって、ファイルに付いているものではありません。圧縮の処理そのものから渡されるため、後で同じ書類をマイファイルから開き直すと、現在のサイズは見えても比べる相手がありません。削減率が気になるなら、目の前にあるうちに読んでおいてください。
そのあとは 2 つの数値を直接比べます。マイファイルは書類ごとに行を設け、ファイルサイズと、作成・インポート・結合・圧縮・分割・保護のいずれかを示す由来のラベルを表示します。圧縮したコピーと元のファイルが、同じ一覧でそれぞれの大きさを示すわけです。
小さくなったファイルと、小さくなって使えるファイルを分けるのは、次の 2 つの習慣です。
- 送る前に圧縮した PDF を開く。 踏み込んだ作り直しは、スキャンした文字を目に見えて甘くすることがありますが、サムネイルでは分かりません。
- 新しい版が問題ないと確かめるまで元を残す。 圧縮の結果は別の項目として現れるので、不要になったほうを削除するまで両方のファイルが残ります。
PDF を小さくするときのよくある失敗
- 圧縮したコピーを確かめる前に元を削除する。取り消せないのは小さくしたほうのファイルです。
- 最初から中画質で作らず、高画質で作ってから圧縮する。後者は 1 手で同じような地点に着き、画像を符号化し直すのは一度だけです。
- 同じ書類を何度も圧縮する。回を重ねるほど得るものは減り、画質はより失われます。
- サムネイルで結果を判断する。開いて、いちばん小さい大事な文字を拡大してください。
- 文字だけの PDF が縮むと期待する。たいてい取り除けるものがありません。
- 署名済み、法的な書類、印刷用ファイルのように、寸分たがわず保つべき書類を圧縮する。
まず何から
まず書類の本当のサイズを読み、それに合った手段を選んでください。自分で作る PDF は、作成時に画質の設定で直すのがいちばん安上がりです。すでにある PDF は圧縮の出番で、標準から、必要なら強いへ。そして細部を本当に保つべきファイルなら、画質を落とすよりリンクを送るほうが賢明です。