PDF, который мгновенно открывается на вашем телефоне, всё равно может оказаться слишком большим для отправки. Почтовое приложение отклоняет вложение, веб-форма не принимает файл, а мессенджер тратит минуту на то, что должно занимать секунды. Обычное решение — не другое приложение. Нужно понять, какая часть документа занимает место.
В этом руководстве разобрано, что на самом деле делает PDF большим, два момента, когда вы можете повлиять на его размер с телефона Android, как убедиться, что попытка сжатия сработала, и почему некоторые документы почти не уменьшаются, что бы вы ни делали. Примеры на PDF Tools — приложении для Android, которое создаёт и сжимает PDF на самом устройстве, — но рассуждения верны и для того приложения для работы с PDF, которое у вас уже есть.
Почему файлы PDF оказываются больше, чем вы ожидаете
PDF весит примерно столько, сколько несёт, а на практике он несёт изображения.
- Фотографии документов. Камера современного телефона выдаёт снимок в несколько мегабайт. Положите восемь таких в PDF — и документ дойдёт до десятков мегабайт, хотя читается как восемь обычных страниц.
- Отсканированные страницы. Скан — это изображение текста, а не текст. Отсканированный договор гораздо тяжелее того же договора, сохранённого как текстовый PDF.
- Объединённые документы. Объединение — не сжатие. Соединение файлов складывает их содержимое, поэтому объединённый PDF весит примерно сумму своих частей.
- Текст и шрифты. Их вес почти не ощущается. Текстовый PDF длинного отчёта часто остаётся сильно меньше мегабайта.
Именно последний пункт стоит запомнить. Если PDF большой — ищите изображения. Если изображений нет, убирать почти нечего, и это главная причина, по которой сжатие иногда кажется бесполезным.
Где посмотреть настоящий размер файла PDF
Проверяйте размер в приложении, где лежит файл. Прикидка по числу страниц или по предпросмотру только вводит в заблуждение. В PDF Tools при открытии документа появляется экран «Сведения о PDF», где указан точный размер файла, время создания и происхождение.
Знать отправную точку важно, потому что «слишком большой» целиком зависит от того, куда файл отправляется. Личные аккаунты Gmail ограничивают всё, что идёт с письмом, 25 МБ или меньше. Многие веб-формы ограничивают один файл ещё строже. Документ на 900 КБ сжимать не нужно; документ на 30 МБ — нужно.
Четыре способа уменьшить PDF на Android
Какой подойдёт, зависит от того, существует ли документ уже и должен ли он сохранить детали.
1. Сжать существующий PDF
Сжатие перестраивает внутреннюю структуру файла и перекодирует то, что может, не требуя создавать документ заново. В PDF Tools инструмент сжатия работает с одним PDF за раз: вы выбираете файл, выбираете уровень, и приложение записывает уменьшенную версию новым документом. Всё выполняется на телефоне, поэтому файлы обрабатываются локально, а не загружаются, и медленное соединение на время работы не влияет.
2. Сразу создать небольшой PDF
Если вы собираете документ из фотографий сами, качество, выбранное в этот момент, значит больше, чем любой последующий проход сжатия. Инструмент «Изображение в PDF» сжимает выбранные изображения до сборки файла и предлагает три уровня:
- Низкое даёт файл PDF меньше и качество изображений ниже.
- Среднее уравновешивает размер и качество.
- Высокое лучше сохраняет качество и даёт файл PDF больше.
Размер страницы тоже играет роль. A4 и Letter помещают каждое изображение на страницу фиксированного размера; вариант подгонки под изображение, наоборот, подбирает размер каждой страницы под её собственный снимок. Переход с высокого на среднее стоит деталей, которые в документе для чтения с экрана могут вам никогда не понадобиться.
3. Включать только нужные страницы
Самая дешёвая страница — та, которую вы не включили. Собирая документ из изображений, выбирайте только те снимки, которым там место. Соединяя файлы, объединяйте только те документы, которые действительно нужны получателю, а не всё, что относится к делу.
PDF Tools помогает и постфактум: разделение PDF сохраняет каждую страницу документа отдельным файлом, так что можно отправить только те две страницы, о которых вас просили, а не весь отчёт.
4. Отправить ссылку, если файл должен остаться большим
Некоторые файлы PDF сжимать не стоит вовсе. Подписанный договор, технический чертёж или файл, готовый к печати, теряют нечто настоящее, когда их изображения перекодируют. Если документ обязан сохранить детали и всё равно слишком велик для вложения, один раз загрузите его в облачное хранилище, которым вы и так пользуетесь, и отправьте ссылку. В любом случае поделиться файлом PDF с телефона можно одинаково: откройте документ и передайте его в меню «Поделиться» Android.
Почему сжатие иногда почти не меняет размер файла
Потому что убирать, возможно, уже нечего. Сжатие работает, перекодируя изображения и перестраивая структуру файла. У PDF, который уже оптимизирован, в котором изображений нет вовсе или который состоит из сканов, сжатых ещё до того, как они попали к вам, запаса почти не остаётся. Небольшое уменьшение или его отсутствие — нормальный результат. Это не сбой.
- Документ почти целиком из текста. Текст и данные шрифтов компактны изначально.
- Его изображения уже сжаты. Снимки с камеры телефона обычно в формате JPEG. Перекодирование JPEG, сохранённого с разумным качеством, даёт очень мало.
- Что-то уже оптимизировало его. Многие способы экспорта в PDF и приложения-сканеры сжимают при создании, не оставляя второму проходу ничего.
- Файл защищён или повреждён. Защищённые паролем и повреждённые файлы PDF нельзя надёжно перестроить. PDF Tools называет то же ограничение и для объединения файлов PDF.
Повторно сжимать то, что вы уже сжали, помогает редко. Каждый проход даёт меньше предыдущего, снова перекодируя те же изображения.
Какой уровень сжатия выбрать
Начните со стандартного уровня. Это более осторожный выбор, и для многих документов его достаточно. Переходите к сильному, только если стандартный уменьшил файл недостаточно, и проверьте результат, прежде чем на него полагаться.
Стандартный
Перестраивает и оптимизирует структуру PDF там, где это возможно.
Нужна более безопасная первая попытка или документ сочетает текст с несколькими изображениями.
Сильный
Пробует более агрессивную перестройку. Лучший результат зависит от содержимого файла PDF.
Стандартный уровень оставил файл слишком большим, а документ полон фотографий или сканов.
Как убедиться, что сжатый файл действительно меньше
Приложение считает за вас сразу по завершении. В сообщении о готовности указаны исходный размер, новый размер и сэкономленный процент, а если открыть оттуда экран сведений о документе, те же три числа стоят рядом под сводкой сжатия. Это самый быстрый ответ на вопрос, стоил ли проход усилий.
Но эта сводка принадлежит моменту, а не файлу. Её передаёт сама операция сжатия, поэтому, открыв тот же документ позже из раздела «Мои файлы», вы увидите его текущий размер и ничего, с чем можно сравнить. Если процент вам важен, прочтите его, пока он перед вами.
После этого сравните два числа напрямую. В разделе «Мои файлы» у каждого документа своя строка с размером файла и меткой происхождения: «Создан», «Импортирован», «Объединён», «Сжат», «Разделён» или «Защищён», — так что сжатая копия и исходный файл называют свои размеры в одном и том же списке.
Две привычки отличают файл поменьше от файла поменьше, которым можно пользоваться:
- Откройте сжатый PDF до отправки. Более агрессивная перестройка может размыть отсканированный текст настолько, что это будет заметно, а миниатюра этого не покажет.
- Сохраняйте оригинал, пока новая версия не подтвердится. Результат сжатия появляется отдельной записью, так что оба файла существуют, пока вы не удалите тот, который больше не нужен.
Частые ошибки при уменьшении PDF
- Удалять оригинал, не проверив сжатую копию. Именно уменьшенный файл нельзя вернуть.
- Создавать в высоком качестве, а потом сжимать, вместо того чтобы сразу создать в среднем. Второй путь приходит примерно туда же за один шаг и перекодирует изображения лишь однажды.
- Сжимать один и тот же документ снова и снова. Каждый следующий проход даёт меньше и стоит больше качества изображений.
- Судить о результате по миниатюре. Откройте и увеличьте самый мелкий текст, который важен.
- Ждать, что текстовый PDF уменьшится. Убирать там обычно нечего.
- Сжимать документы, которые должны остаться в точности такими же: подписанные, юридические или готовые к печати файлы.
С чего начать
Сначала посмотрите настоящий размер документа, а затем возьмитесь за подходящий рычаг. Файлы PDF, которые вы создаёте сами, дешевле всего поправить в момент создания, настройкой качества. Файлы PDF, которые уже существуют, — дело сжатия: сначала стандартный уровень, потом сильный. А если файл действительно обязан сохранить детали, отправить ссылку лучше, чем ухудшить его.