Cómo reducir el tamaño de un PDF en Android

Un PDF que se abre al instante en tu teléfono puede seguir siendo demasiado grande para enviarlo. La app de correo rechaza el adjunto, un formulario de subida no acepta el archivo, o una app de mensajería tarda un minuto en algo que debería haber tardado segundos. La solución habitual no es otra app. Es averiguar qué parte del documento está ocupando el sitio.

Esta guía cubre qué hace grande de verdad a un PDF, los dos momentos en los que puedes controlar su tamaño en un teléfono Android, cómo confirmar que un intento de compresión ha funcionado, y por qué algunos documentos apenas se encogen hagas lo que hagas. Los ejemplos usan PDF Tools, una app de Android que crea y comprime PDF en el propio dispositivo, pero el razonamiento vale para la app de PDF que ya tengas.

Por qué los archivos PDF salen más grandes de lo que esperas

Un PDF pesa más o menos lo que lleva dentro, y en la práctica lo que lleva dentro son imágenes.

• Fotos de documentos. La cámara de un teléfono actual produce una foto de varios megabytes. Mete ocho de esas en un PDF y el documento se va a decenas de megabytes, aunque se lea como ocho páginas normales.
• Páginas escaneadas. Un escaneo es una imagen de texto, no texto. Un contrato escaneado pesa muchísimo más que ese mismo contrato exportado como PDF de texto.
• Documentos combinados. Combinar no es comprimir. Juntar archivos suma sus contenidos, así que un PDF combinado pesa aproximadamente la suma de sus partes.
• Texto y tipografías. Apenas cuentan. Un PDF de solo texto de un informe largo suele quedarse bastante por debajo de un megabyte.

Ese último punto es el que conviene llevarse. Si un PDF es grande, busca imágenes. Si no tiene ninguna, queda muy poco que quitar, que es la razón principal por la que a veces parece que la compresión no hace nada.

Dónde ver el tamaño real de un PDF

Mira el tamaño en la app que tiene el archivo. Adivinarlo por el número de páginas o por la vista previa solo te va a despistar. En PDF Tools, al abrir un documento aparece una pantalla de Detalles del PDF con el tamaño exacto, cuándo se creó y de dónde salió.

Conocer la cifra de partida importa, porque cuánto es demasiado depende enteramente de adónde va el archivo. En las cuentas personales de Gmail, todo lo adjunto a un mensaje tiene que sumar 25 MB o menos. Muchos formularios web limitan los archivos individuales por debajo de eso. Un documento de 900 KB no necesita compresión; uno de 30 MB sí.

Cuatro formas de hacer más pequeño un PDF en Android

Cuál te sirve depende de si el documento ya existe, y de si tiene que conservar el detalle.

1. Comprimir el PDF que ya tienes

La compresión reconstruye la estructura interna del archivo y vuelve a codificar lo que puede, sin que tengas que rehacer el documento. En PDF Tools, Comprimir PDF trabaja con un PDF cada vez: eliges el archivo, eliges un nivel y la app escribe la versión reducida como documento nuevo. Se ejecuta en el teléfono, así que los archivos se procesan localmente en lugar de subirse, y una conexión lenta no influye en lo que tarda.

2. Crear el PDF pequeño desde el principio

Cuando eres tú quien construye el documento a partir de fotos, la calidad que elijas en ese momento hace más que cualquier pasada de compresión posterior. Imagen a PDF comprime las imágenes seleccionadas antes de montar el archivo, y ofrece tres niveles:

• Baja da un PDF más pequeño con menor calidad de imagen.
• Media equilibra tamaño y calidad.
• Alta conserva mejor calidad y produce un PDF más grande.

El tamaño de página también influye. A4 y Letter colocan cada imagen en una página fija; Ajustar a la imagen hace que cada página coincida con su propia imagen. Bajar de Alta a Media cuesta un detalle que quizá no necesites nunca en un documento que solo se va a leer en pantalla.

3. Incluir solo las páginas que necesitas

La página más barata es la que dejas fuera. Si estás montando un documento a partir de imágenes, selecciona solo las fotos que van en él. Si estás juntando archivos, combina solo los documentos que el destinatario necesita de verdad, no todo lo relacionado con el asunto.

PDF Tools también puede ayudar a posteriori: Dividir PDF guarda cada página de un documento como archivo propio, así puedes enviar solo las dos páginas que alguien te pidió en lugar del informe entero.

4. Enviar un enlace cuando el archivo tiene que seguir siendo grande

Algunos PDF no deberían comprimirse en absoluto. Un contrato firmado, un plano técnico o un archivo listo para imprenta pierden algo real cuando se vuelven a codificar sus imágenes. Si un documento tiene que conservar su detalle y aun así es demasiado grande para adjuntarlo, súbelo una vez al almacenamiento en la nube que ya uses y envía el enlace. En cualquier caso, compartir un PDF desde el teléfono funciona igual: abre el documento y pásalo a las opciones de compartir de Android.

Por qué a veces la compresión apenas cambia el tamaño

Porque puede que no quede nada que quitar. La compresión funciona volviendo a codificar imágenes y reconstruyendo la estructura del archivo, así que un PDF que ya está optimizado, que ya no tiene imágenes, o que está hecho de escaneos que se comprimieron antes de llegar a él, no tiene casi holgura. Una reducción pequeña, o ninguna, es un resultado normal. No es un fallo.

• El documento es casi todo texto. El texto y los datos de las tipografías ya son compactos de partida.
• Sus imágenes ya están comprimidas. Las fotos de la cámara del teléfono suelen ser JPEG. Volver a codificar un JPEG guardado con una calidad moderada gana muy poco.
• Algo ya lo optimizó. Muchas exportaciones a PDF y apps de escáner comprimen al salir, lo que deja a una segunda pasada sin nada que encontrar.
• El archivo está protegido o dañado. Los PDF protegidos con contraseña y los corruptos no se pueden reconstruir de forma fiable. PDF Tools señala la misma limitación al combinar archivos PDF.

Volver a comprimir un resultado que ya comprimiste rara vez ayuda. Cada pasada gana menos que la anterior, mientras vuelve a codificar las mismas imágenes una vez más.

Qué nivel de compresión usar

Empieza por el nivel estándar. Es la opción más conservadora y basta para muchos documentos. Pasa al nivel fuerte solo cuando el estándar no haya reducido el archivo lo suficiente, y comprueba el resultado antes de confiar en él.

Cómo confirmar que el archivo comprimido es realmente más pequeño

La app hace la cuenta por ti en cuanto termina. El mensaje de confirmación indica el tamaño original, el nuevo y el porcentaje ahorrado, y abrir desde ahí la pantalla de detalles del documento muestra esas mismas tres cifras juntas bajo un resumen de compresión. Esa es la respuesta más rápida a si la pasada merecía la pena.

Ese resumen pertenece al momento, sin embargo, no al archivo. Lo entrega la propia compresión, así que volver a abrir ese mismo documento más tarde desde Mis archivos muestra su tamaño actual y nada con lo que compararlo. Si el porcentaje te importa, léelo mientras lo tienes delante.

Después de eso, compara las dos cifras directamente. Mis archivos da a cada documento su propia fila con el tamaño del archivo y una etiqueta de cómo llegó a existir, que dice Generado, Importado, Combinado, Comprimido, Dividido o Protegido, así que la copia comprimida y el archivo del que partiste indican cada uno su tamaño en la misma lista.

Dos costumbres separan un archivo más pequeño de un archivo más pequeño que realmente puedes usar:

• Abre el PDF comprimido antes de enviarlo. Una reconstrucción más agresiva puede difuminar el texto escaneado lo bastante como para notarse, y una miniatura no te lo va a enseñar.
• Conserva el original hasta confirmar que la nueva versión está bien. El resultado comprimido llega como entrada propia, así que ambos archivos existen hasta que borres el que ya no necesites.

Errores habituales al encoger un PDF

• Borrar el original antes de revisar la copia comprimida. El archivo reducido es el que no puedes deshacer.
• Generar con calidad Alta y comprimir después en lugar de generar con calidad Media. La segunda vía llega a un punto parecido en un solo paso y vuelve a codificar las imágenes una sola vez.
• Comprimir el mismo documento una y otra vez. Cada pasada extra gana menos y cuesta más calidad de imagen.
• Juzgar el resultado por una miniatura. Ábrelo y amplía hasta el texto más pequeño que importe.
• Esperar que un PDF de solo texto se encoja. Normalmente no hay nada ahí que quitar.
• Comprimir documentos que tienen que quedarse exactos, como archivos firmados, legales o listos para imprenta.

Por dónde empezar

Lee primero el tamaño real del documento y luego elige la palanca que le encaje. Los PDF que creas tú son más baratos de arreglar en el momento de crearlos, con el ajuste de calidad. Los PDF que ya existen son trabajo para la compresión, el nivel estándar antes que el fuerte. Y cuando un archivo tiene que conservar de verdad su detalle, enviar un enlace es mejor que degradarlo.