PDF-Dateigröße unter Android verkleinern

Ein PDF, das auf Ihrem Smartphone sofort aufgeht, kann trotzdem zu groß zum Verschicken sein. Die Mail-App weist den Anhang ab, ein Upload-Formular nimmt die Datei nicht, oder eine Chat-App braucht eine Minute für etwas, das Sekunden hätte dauern sollen. Die übliche Lösung ist keine andere App. Es geht darum herauszufinden, welcher Teil des Dokuments den Platz belegt.

Diese Anleitung behandelt, was ein PDF wirklich groß macht, die zwei Momente, in denen Sie seine Größe auf einem Android-Smartphone steuern können, wie Sie bestätigen, dass ein Komprimierungsversuch gewirkt hat, und warum manche Dokumente kaum schrumpfen, was auch immer Sie versuchen. Die Beispiele nutzen PDF Tools, eine Android-App, die PDFs auf dem Gerät selbst erzeugt und komprimiert, aber die Überlegungen gelten für die PDF-App, die Sie ohnehin haben.

Warum PDF-Dateien größer werden, als Sie erwarten

Ein PDF wiegt ungefähr das, was es trägt, und in der Praxis trägt es Bilder.

• Fotos von Dokumenten. Eine aktuelle Smartphone-Kamera liefert ein Foto von mehreren Megabyte. Packen Sie acht davon in ein PDF, landet das Dokument bei zig Megabyte, obwohl es sich wie acht gewöhnliche Seiten liest.
• Eingescannte Seiten. Ein Scan ist ein Bild von Text, kein Text. Ein eingescannter Vertrag ist weit schwerer als derselbe Vertrag, als textbasiertes PDF exportiert.
• Zusammengeführte Dokumente. Zusammenführen ist kein Komprimieren. Dateien zu verbinden addiert ihre Inhalte, ein zusammengeführtes PDF wiegt also ungefähr die Summe seiner Teile.
• Text und Schriften. Die fallen kaum ins Gewicht. Ein reines Text-PDF eines langen Berichts bleibt oft deutlich unter einem Megabyte.

Der letzte Punkt ist der, den man mitnehmen sollte. Ist ein PDF groß, suchen Sie nach Bildern. Hat es keine, bleibt sehr wenig zum Herausnehmen, und das ist der Hauptgrund, warum Komprimierung manchmal scheinbar gar nichts bewirkt.

Wo Sie die echte Dateigröße eines PDFs sehen

Prüfen Sie die Größe in der App, die die Datei hält. Aus der Seitenzahl oder der Vorschau zu schätzen führt nur in die Irre. In PDF Tools zeigt das Öffnen eines Dokuments einen Bildschirm PDF-Details mit der genauen Dateigröße, dem Erstellungszeitpunkt und der Herkunft.

Die Ausgangszahl zu kennen ist wichtig, denn wie groß zu groß ist, hängt ganz davon ab, wohin die Datei geht. Bei privaten Gmail-Konten darf alles, was an einer Nachricht hängt, zusammen 25 MB oder weniger ausmachen. Viele Web-Formulare begrenzen einzelne Dateien noch darunter. Ein Dokument mit 900 KB muss nicht komprimiert werden; eines mit 30 MB schon.

Vier Wege, ein PDF unter Android kleiner zu machen

Welcher davon passt, hängt davon ab, ob das Dokument schon existiert, und ob es seine Details behalten muss.

1. Das vorhandene PDF komprimieren

Die Komprimierung baut die innere Struktur der Datei neu auf und kodiert neu, was geht, ohne dass Sie das Dokument neu erstellen müssten. In PDF Tools arbeitet PDF komprimieren mit einem PDF auf einmal: Sie wählen die Datei, wählen eine Stufe, und die App schreibt die verkleinerte Fassung als neues Dokument. Es läuft auf dem Smartphone, Dateien werden also lokal verarbeitet statt hochgeladen, und eine langsame Verbindung hat keinen Einfluss auf die Dauer.

2. Das PDF von vornherein klein erzeugen

Wenn Sie das Dokument selbst aus Fotos bauen, bewirkt die in diesem Moment gewählte Qualität mehr als jeder Komprimierungsdurchlauf danach. Bild zu PDF komprimiert die gewählten Bilder, bevor es die Datei zusammensetzt, und bietet drei Stufen:

• Niedrig ergibt ein kleineres PDF bei geringerer Bildqualität.
• Mittel wägt Größe gegen Qualität ab.
• Hoch hält die Qualität besser und erzeugt ein größeres PDF.

Auch das Seitenformat spielt mit. A4 und Letter setzen jedes Bild auf eine feste Seite; An Bild anpassen richtet jede Seite stattdessen nach ihrem eigenen Bild. Von Hoch auf Mittel zu gehen kostet Details, die Sie in einem Dokument, das nur am Bildschirm gelesen wird, womöglich nie brauchen.

3. Nur die Seiten aufnehmen, die Sie brauchen

Die günstigste Seite ist die, die Sie weglassen. Bauen Sie ein Dokument aus Bildern zusammen, wählen Sie nur die Fotos, die hineingehören. Verbinden Sie Dateien, führen Sie nur die Dokumente zusammen, die der Empfänger wirklich braucht, nicht alles, was mit der Sache zu tun hat.

PDF Tools hilft auch im Nachhinein: PDF teilen speichert jede Seite eines Dokuments als eigene Datei, Sie können also nur die zwei Seiten schicken, nach denen jemand tatsächlich gefragt hat, statt den ganzen Bericht.

4. Einen Link schicken, wenn die Datei groß bleiben muss

Manche PDFs sollten überhaupt nicht komprimiert werden. Ein unterschriebener Vertrag, eine technische Zeichnung oder eine druckfertige Datei verlieren etwas Echtes, wenn ihre Bilder neu kodiert werden. Muss ein Dokument seine Details behalten und ist trotzdem zu groß zum Anhängen, laden Sie es einmal in den Cloud-Speicher, den Sie ohnehin nutzen, und schicken Sie stattdessen den Link. So oder so funktioniert ein PDF vom Smartphone weiterzugeben gleich: Dokument öffnen und an die Freigabeoptionen von Android übergeben.

Warum die Komprimierung die Dateigröße manchmal kaum ändert

Weil vielleicht nichts mehr zum Entfernen da ist. Komprimierung funktioniert, indem sie Bilder neu kodiert und die Struktur der Datei neu aufbaut. Ein PDF, das bereits optimiert ist, schon keine Bilder mehr hat oder aus Scans besteht, die komprimiert wurden, bevor sie überhaupt ankamen, hat fast keinen Spielraum. Eine kleine Verringerung oder gar keine ist ein normales Ergebnis. Es ist kein Fehlschlag.

• Das Dokument besteht fast nur aus Text. Text- und Schriftdaten sind von vornherein kompakt.
• Seine Bilder sind bereits komprimiert. Fotos aus der Smartphone-Kamera sind meist JPEGs. Ein JPEG, das mit maßvoller Qualität gespeichert wurde, neu zu kodieren bringt sehr wenig.
• Etwas hat es schon optimiert. Viele PDF-Exporte und Scanner-Apps komprimieren beim Erzeugen, was einem zweiten Durchlauf nichts mehr zu finden lässt.
• Die Datei ist geschützt oder beschädigt. Passwortgeschützte und defekte PDFs lassen sich nicht zuverlässig neu aufbauen. PDF Tools nennt dieselbe Einschränkung beim Zusammenführen von PDF-Dateien.

Ein Ergebnis, das Sie bereits komprimiert haben, noch einmal zu komprimieren hilft selten. Jeder Durchlauf bringt weniger als der vorige, während er dieselben Bilder ein weiteres Mal neu kodiert.

Welche Komprimierungsstufe Sie nehmen sollten

Beginnen Sie mit der Standardstufe. Sie ist die vorsichtigere Wahl und reicht für viele Dokumente. Gehen Sie erst zur starken Stufe über, wenn die Standardstufe die Datei nicht weit genug verkleinert hat, und prüfen Sie das Ergebnis, bevor Sie sich darauf verlassen.

So bestätigen Sie, dass die komprimierte Datei wirklich kleiner ist

Die App rechnet es für Sie aus, sobald sie fertig ist. Die Bestätigungsmeldung nennt die ursprüngliche Größe, die neue Größe und die gesparten Prozent, und öffnet man daraus den Detailbildschirm des Dokuments, stehen dieselben drei Zahlen unter einer Komprimierungsübersicht nebeneinander. Das ist die schnellste Antwort darauf, ob der Durchlauf es wert war.

Diese Übersicht gehört allerdings zum Moment, nicht zur Datei. Sie wird von der Komprimierung selbst übergeben, öffnet man dasselbe Dokument später erneut aus Meine Dateien, sieht man seine aktuelle Größe und nichts zum Vergleichen. Wenn Ihnen der Prozentwert wichtig ist, lesen Sie ihn, solange er vor Ihnen steht.

Vergleichen Sie danach die beiden Zahlen direkt. Meine Dateien gibt jedem Dokument eine eigene Zeile mit der Dateigröße und einer Kennzeichnung der Herkunft, die Erzeugt, Importiert, Zusammengeführt, Komprimiert, Geteilt oder Geschützt lautet, sodass die komprimierte Kopie und die Ausgangsdatei ihre Größe jeweils in derselben Liste nennen.

Zwei Gewohnheiten trennen eine kleinere Datei von einer kleineren Datei, die Sie auch benutzen können:

• Öffnen Sie das komprimierte PDF, bevor Sie es verschicken. Ein stärkerer Neuaufbau kann eingescannten Text so weit aufweichen, dass es auffällt, und ein Vorschaubild zeigt Ihnen das nicht.
• Behalten Sie das Original, bis die neue Fassung bestätigt gut ist. Das komprimierte Ergebnis kommt als eigener Eintrag, beide Dateien existieren also, bis Sie die nicht mehr benötigte löschen.

Häufige Fehler beim Verkleinern eines PDFs

• Das Original zu löschen, bevor die komprimierte Kopie geprüft ist. Die verkleinerte Datei ist die, die Sie nicht rückgängig machen können.
• In hoher Qualität zu erzeugen und danach zu komprimieren, statt gleich in mittlerer Qualität zu erzeugen. Der zweite Weg kommt in einem Schritt an einen ähnlichen Punkt und kodiert die Bilder nur einmal neu.
• Dasselbe Dokument immer wieder zu komprimieren. Jeder weitere Durchlauf bringt weniger und kostet mehr Bildqualität.
• Das Ergebnis an einem Vorschaubild zu beurteilen. Öffnen Sie es und zoomen Sie auf den kleinsten Text, auf den es ankommt.
• Zu erwarten, dass ein reines Text-PDF schrumpft. Da ist meist nichts zum Herausnehmen.
• Dokumente zu komprimieren, die exakt bleiben müssen, etwa unterschriebene, juristische oder druckfertige Dateien.

Womit Sie anfangen

Lesen Sie zuerst die echte Größe des Dokuments, dann greifen Sie zu dem Hebel, der dazu passt. PDFs, die Sie selbst erstellen, lassen sich am günstigsten beim Erstellen richten, über die Qualitätseinstellung. PDFs, die schon existieren, sind ein Fall für die Komprimierung, Standard vor Stark. Und wenn eine Datei ihre Details wirklich behalten muss, ist einen Link zu schicken besser, als sie zu verschlechtern.