Giảm dung lượng tệp PDF trên Android

Một tệp PDF mở ra tức thì trên điện thoại vẫn có thể quá lớn để gửi đi. Ứng dụng thư từ chối tệp đính kèm, một biểu mẫu trên web không nhận tệp, hoặc ứng dụng nhắn tin mất cả phút cho việc lẽ ra chỉ vài giây. Cách giải quyết thường không phải là đổi ứng dụng khác, mà là tìm ra phần nào của tài liệu đang chiếm chỗ.

Hướng dẫn này bàn về điều thực sự làm tệp PDF nặng, hai thời điểm bạn có thể kiểm soát dung lượng từ điện thoại Android, cách xác nhận một lần nén có tác dụng, và vì sao có những tài liệu gần như không nhỏ đi dù bạn làm gì. Ví dụ dùng PDF Tools, ứng dụng Android tạo và nén tệp PDF ngay trên máy, nhưng lập luận cũng đúng với ứng dụng PDF bạn đang có.

Vì sao tệp PDF lớn hơn bạn tưởng

Tệp PDF nặng gần đúng bằng thứ nó mang theo, và trên thực tế nó mang hình ảnh.

• Ảnh chụp tài liệu. Máy ảnh điện thoại đời nay cho ra tấm ảnh vài megabyte. Nhét tám tấm như thế vào một tệp PDF là tài liệu lên tới hàng chục megabyte, dù đọc thì chỉ như tám trang bình thường.
• Trang đã quét. Bản quét là hình ảnh của chữ, không phải chữ. Một hợp đồng đã quét nặng hơn hẳn chính hợp đồng ấy xuất ra dưới dạng PDF chữ.
• Tài liệu đã hợp nhất. Hợp nhất không phải là nén. Ghép các tệp lại là cộng dồn nội dung, nên tệp PDF hợp nhất nặng xấp xỉ tổng các phần của nó.
• Chữ và phông chữ. Hầu như không đáng kể. Một tệp PDF chỉ có chữ của bản báo cáo dài thường vẫn thấp hơn một megabyte khá nhiều.

Điểm cuối mới là điều đáng nhớ. Nếu một tệp PDF lớn, hãy tìm hình ảnh. Nếu không có hình ảnh thì còn rất ít thứ để bỏ bớt, và đó là lý do chính khiến đôi khi nén trông như chẳng làm được gì.

Xem dung lượng thật của tệp PDF ở đâu

Hãy xem dung lượng trong ứng dụng đang giữ tệp. Đoán theo số trang hay theo ảnh xem trước chỉ dẫn bạn đi sai. Trong PDF Tools, mở một tài liệu sẽ hiện màn hình Chi tiết PDF cho biết dung lượng chính xác, thời điểm tạo và nguồn gốc của tệp.

Biết điểm xuất phát rất quan trọng, vì thế nào là quá lớn hoàn toàn tùy thuộc nơi tệp sẽ đến. Tài khoản Gmail cá nhân giới hạn mọi thứ đi kèm một thư ở mức 25 MB trở xuống. Nhiều biểu mẫu web còn giới hạn từng tệp thấp hơn nữa. Tài liệu 900 KB thì không cần nén; tài liệu 30 MB thì có.

Bốn cách làm tệp PDF nhẹ đi trên Android

Cách nào phù hợp còn tùy tài liệu đã tồn tại hay chưa, và tùy nó có cần giữ nguyên chi tiết hay không.

1. Nén tệp PDF sẵn có

Nén sẽ dựng lại cấu trúc bên trong của tệp và mã hóa lại những gì có thể, mà không buộc bạn tạo lại tài liệu. Trong PDF Tools, công cụ Nén PDF xử lý một tệp PDF mỗi lần: bạn chọn tệp, chọn một mức, rồi ứng dụng ghi bản đã thu nhỏ thành tài liệu mới. Nó chạy trên điện thoại, nên tệp được xử lý ngay trên máy chứ không tải lên, và kết nối chậm cũng không ảnh hưởng tới thời gian.

2. Tạo tệp PDF nhẹ ngay từ đầu

Nếu bạn tự dựng tài liệu từ ảnh chụp, chất lượng chọn ở thời điểm đó quyết định nhiều hơn bất kỳ lần nén nào về sau. Hình ảnh sang PDF nén các ảnh bạn chọn trước khi ghép tệp, và đưa ra ba mức:

• Thấp cho tệp PDF nhỏ hơn với chất lượng hình ảnh kém hơn.
• Trung bình cân bằng giữa dung lượng và chất lượng.
• Cao giữ chất lượng tốt hơn và cho tệp PDF lớn hơn.

Khổ trang cũng có vai trò. A4 và Letter đặt mỗi ảnh lên một trang cố định; tùy chọn vừa khít ảnh lại lấy kích thước từng trang theo chính tấm ảnh của nó. Hạ từ Cao xuống Trung bình sẽ mất chi tiết, nhưng với tài liệu chỉ đọc trên màn hình thì có thể bạn chẳng bao giờ cần tới.

3. Chỉ đưa vào những trang bạn cần

Trang rẻ nhất là trang bạn không đưa vào. Khi dựng tài liệu từ ảnh, chỉ chọn những tấm thực sự thuộc về nó. Khi ghép tệp, chỉ hợp nhất những tài liệu mà người nhận thật sự cần, chứ không phải mọi thứ liên quan đến vụ việc.

PDF Tools còn giúp được cả về sau: Tách PDF lưu mỗi trang của tài liệu thành một tệp riêng, nên bạn có thể gửi đúng hai trang người ta hỏi thay vì cả bản báo cáo.

4. Gửi liên kết khi tệp buộc phải lớn

Có những tệp PDF không nên nén chút nào. Hợp đồng đã ký, bản vẽ kỹ thuật hay tệp sẵn sàng in sẽ mất đi thứ gì đó có thật khi hình ảnh bị mã hóa lại. Nếu tài liệu buộc phải giữ chi tiết mà vẫn quá lớn để đính kèm, hãy tải lên một lần vào dịch vụ lưu trữ đám mây bạn vẫn dùng rồi gửi liên kết thay thế. Dù theo cách nào thì chia sẻ tệp PDF từ điện thoại vẫn như nhau: mở tài liệu và chuyển cho tùy chọn chia sẻ của Android.

Vì sao đôi khi nén gần như không đổi dung lượng

Vì có thể chẳng còn gì để bỏ bớt. Nén hoạt động bằng cách mã hóa lại hình ảnh và dựng lại cấu trúc tệp. Một tệp PDF đã được tối ưu, vốn không có hình ảnh, hoặc gồm các bản quét đã nén từ trước khi đến tay bạn, gần như không chừa khoảng trống nào. Giảm được chút ít, hoặc không giảm, là kết quả bình thường. Đó không phải là thất bại.

• Tài liệu gần như toàn chữ. Dữ liệu chữ và phông chữ vốn đã gọn.
• Hình ảnh trong đó đã được nén. Ảnh chụp từ máy ảnh điện thoại thường là JPEG. Mã hóa lại một ảnh JPEG lưu ở chất lượng vừa phải đem lại rất ít.
• Thứ gì đó đã tối ưu nó rồi. Nhiều cách xuất PDF và ứng dụng quét đều nén ngay khi tạo, chẳng chừa gì cho lần nén thứ hai.
• Tệp bị bảo vệ hoặc hỏng. Tệp PDF có mật khẩu và tệp hỏng không thể dựng lại một cách đáng tin cậy. PDF Tools nêu đúng giới hạn đó ở phần hợp nhất tệp PDF.

Nén lại một kết quả bạn đã nén thì hiếm khi có ích. Mỗi lượt lại cho ít hơn lượt trước, trong khi vẫn mã hóa lại đúng những hình ảnh ấy thêm một lần nữa.

Nên chọn mức nén nào

Hãy bắt đầu với mức Tiêu chuẩn. Đó là lựa chọn dè dặt hơn và đủ dùng cho nhiều tài liệu. Chỉ chuyển sang mức Mạnh khi Tiêu chuẩn chưa thu nhỏ tệp đủ mức, và hãy kiểm tra kết quả trước khi tin dùng.

Cách xác nhận tệp đã nén thực sự nhỏ hơn

Ứng dụng tính hộ bạn ngay khi xong. Thông báo hoàn tất nêu dung lượng ban đầu, dung lượng mới và phần trăm tiết kiệm được, và mở màn hình chi tiết tài liệu từ đó sẽ thấy đúng ba con số ấy đặt cạnh nhau dưới phần tóm tắt nén. Đó là câu trả lời nhanh nhất cho câu hỏi lần nén này có đáng hay không.

Tuy vậy phần tóm tắt đó thuộc về khoảnh khắc chứ không thuộc về tệp. Nó do chính thao tác nén chuyển sang, nên mở lại cùng tài liệu đó từ Tệp của tôi về sau sẽ chỉ thấy dung lượng hiện tại mà không có gì để đối chiếu. Nếu bạn quan tâm phần trăm, hãy đọc khi nó còn trước mắt.

Sau đó hãy so hai con số một cách trực tiếp. Tệp của tôi dành cho mỗi tài liệu một dòng riêng kèm dung lượng và một nhãn nguồn gốc ghi Đã tạo, Đã nhập, Đã hợp nhất, Đã nén, Đã tách hoặc Đã bảo vệ, nhờ vậy bản sao đã nén và tệp ban đầu đều nêu dung lượng của mình trong cùng một danh sách.

Hai thói quen phân biệt một tệp nhỏ hơn với một tệp nhỏ hơn mà vẫn dùng được:

• Mở tệp PDF đã nén trước khi gửi. Việc dựng lại mạnh tay có thể làm chữ quét nhòe tới mức nhận ra được, mà ảnh thu nhỏ thì không cho bạn thấy điều đó.
• Giữ bản gốc cho tới khi bản mới được xác nhận là ổn. Kết quả nén xuất hiện thành một mục riêng, nên cả hai tệp cùng tồn tại cho tới khi bạn xóa tệp không còn cần.

Những lỗi thường gặp khi thu nhỏ tệp PDF

• Xóa bản gốc trước khi kiểm tra bản sao đã nén. Tệp đã thu nhỏ mới là tệp bạn không hoàn tác được.
• Tạo ở chất lượng cao rồi mới nén, thay vì tạo thẳng ở chất lượng trung bình. Cách thứ hai đi tới kết quả tương tự chỉ trong một bước và chỉ mã hóa lại hình ảnh một lần.
• Nén đi nén lại cùng một tài liệu. Mỗi lượt thêm lại cho ít hơn và tốn thêm chất lượng hình ảnh.
• Đánh giá kết quả qua ảnh thu nhỏ. Hãy mở ra và phóng to dòng chữ nhỏ nhất mà bạn quan tâm.
• Trông đợi một tệp PDF chỉ có chữ sẽ nhỏ đi. Thường thì chẳng có gì để bỏ bớt.
• Nén những tài liệu buộc phải giữ nguyên xi, như tệp đã ký, tệp pháp lý hay tệp sẵn sàng in.

Bắt đầu từ đâu

Hãy đọc dung lượng thật của tài liệu trước, rồi kéo đúng cần gạt hợp với nó. Tệp PDF do bạn tự tạo thì sửa ngay lúc tạo là rẻ nhất, bằng thiết lập chất lượng. Tệp PDF đã có sẵn là việc của nén: Tiêu chuẩn trước, Mạnh sau. Còn khi một tệp thật sự phải giữ chi tiết, gửi liên kết vẫn hơn là làm hỏng nó.